Khi một học viện thể thao phát triển, việc quản lý không còn đơn thuần là ghi danh học viên hay sắp xếp lịch học. Đằng sau mỗi khóa đào tạo là hàng loạt công việc liên quan đến kinh doanh, chăm sóc khách hàng, phân công huấn luyện viên, quản lý học phí và kiểm soát doanh thu.

Với Dink Lab Pickleball Academy, những thách thức này đã trở thành động lực để học viện chuyển đổi phương thức quản trị. Thay vì phụ thuộc vào các công cụ riêng lẻ và quy trình thủ công, Dink Lab lựa chọn ứng dụng phần mềm ERP Academy của Stacks nhằm xây dựng hệ thống quản lý tập trung, kết nối các bộ phận và nâng cao hiệu quả vận hành.

Sau hơn một năm sử dụng, ERP Academy đã trở thành công cụ hỗ trợ Dink Lab quản lý hoạt động đào tạo và kinh doanh một cách có hệ thống hơn.

Dink Lab – Khi học viện Pickleball cần một nền tảng quản trị chuyên nghiệp

Dink Lab Pickleball Academy là học viện đào tạo Pickleball tại Hà Nội, phát triển theo định hướng kết hợp đào tạo bài bản với xây dựng cộng đồng người chơi.

Với triết lý “Train Smart, Play Better“, Dink Lab hướng tới việc giúp học viên không chỉ biết chơi Pickleball mà còn hiểu kỹ thuật, hình thành nền tảng vận động đúng và duy trì niềm yêu thích thể thao lâu dài.

Học viện xây dựng nhiều chương trình đào tạo phù hợp với các nhóm học viên khác nhau, từ người mới bắt đầu, người đã có kinh nghiệm, người muốn nâng cao kỹ thuật đến các chương trình cá nhân hóa và lớp dành cho trẻ em.

Điểm đặc biệt trong mô hình của Dink Lab là hoạt động đào tạo không giới hạn tại một địa điểm cố định. Học viện phát triển mạng lưới sân đối tác tại nhiều khu vực Hà Nội, giúp học viên lựa chọn địa điểm thuận tiện với nơi sinh sống và làm việc.

Tuy nhiên, mô hình hoạt động linh hoạt cũng đặt ra những yêu cầu quản lý phức tạp.

Mỗi học viên có thể có lịch học, địa điểm, huấn luyện viên và chương trình đào tạo khác nhau. Trong khi đó, bộ phận kinh doanh cần theo dõi khách hàng từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi đăng ký, còn bộ phận vận hành phải đảm bảo lớp học được tổ chức đúng kế hoạch.

Để phát triển bền vững, Dink Lab cần một hệ thống có khả năng kết nối toàn bộ hoạt động này trên cùng một nền tảng.

Bài toán vận hành trước khi ứng dụng ERP Academy

Trước khi triển khai hệ thống quản lý tập trung, Dink Lab gặp phải những khó khăn thường thấy tại các trung tâm đào tạo đang phát triển.

1. Dữ liệu khách hàng phân tán, khó theo dõi hành trình tư vấn

Khách hàng có thể tiếp cận Dink Lab thông qua nhiều kênh khác nhau như website, quảng cáo, mạng xã hội hoặc giới thiệu từ người quen.

Khi dữ liệu được quản lý phân tán, nhân viên kinh doanh phải dành nhiều thời gian tổng hợp thông tin và cập nhật tình trạng tư vấn.

Một khách hàng đã được liên hệ hay chưa? Họ quan tâm đến chương trình nào? Đã nhận báo giá hay cần được chăm sóc tiếp?

Nếu thiếu hệ thống quản lý thống nhất, những câu hỏi tưởng chừng đơn giản này có thể gây khó khăn cho cả nhân viên và người quản lý.

2. Quản lý lịch học và số buổi còn lại phức tạp

Khác với hoạt động bán lẻ thông thường, sản phẩm của một học viện thể thao là quá trình đào tạo diễn ra trong nhiều buổi.

Việc quản lý không kết thúc khi học viên thanh toán học phí.

Bộ phận vận hành còn cần theo dõi:

• Học viên đang tham gia chương trình nào.
• Lớp học diễn ra tại sân nào, khung giờ nào.
• Huấn luyện viên nào được phân công.
• Khóa học đã diễn ra bao nhiêu buổi, còn bao nhiêu buổi.
• Những thay đổi cần xử lý trong quá trình học.

Khi lượng lớp học và học viên tăng lên, việc theo dõi thủ công dễ phát sinh sai sót, đồng thời làm tăng áp lực cho nhân sự vận hành.

3. Khó kiểm soát doanh thu và công nợ

Một thách thức khác là việc kết nối dữ liệu giữa hoạt động bán hàng và quản lý tài chính.

Học viện cần nắm được những khóa học đã được đăng ký, học phí đã thu, các khoản chưa hoàn tất và tình hình doanh thu theo từng giai đoạn.

Nếu dữ liệu nằm ở nhiều bảng tính hoặc được cập nhật qua các bộ phận khác nhau, công tác đối soát có thể mất nhiều thời gian.

4. Thiếu công cụ đánh giá hiệu suất kinh doanh

Để quản lý đội ngũ Sale hiệu quả, chỉ nhìn vào tổng doanh thu là chưa đủ.

Người quản lý cần hiểu nhân viên đang chăm sóc bao nhiêu khách hàng, kết quả chuyển đổi như thế nào và mức độ hoàn thành KPI ra sao.

Khi thiếu báo cáo tập trung, việc đánh giá hiệu suất dễ phụ thuộc vào báo cáo thủ công thay vì dữ liệu được hệ thống hóa.

5. Nhiều thao tác thủ công làm giảm thời gian dành cho học viên

Tổng hợp báo cáo, cập nhật danh sách học viên, kiểm tra lịch học và đối chiếu doanh thu là những công việc cần thiết nhưng tiêu tốn thời gian.

Đối với Dink Lab, bài toán không chỉ là giảm khối lượng công việc hành chính mà còn là giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào tư vấn, chăm sóc học viên và nâng cao chất lượng dịch vụ.

ERP Academy của Stacks – Kết nối kinh doanh và vận hành đào tạo trên một hệ thống

Để giải quyết những vấn đề trên, Dink Lab đã ứng dụng ERP Academy của Stacks vào hoạt động quản lý học viện.

ERP (Enterprise Resource Planning) là mô hình quản trị tích hợp, trong đó thông tin và các quy trình quan trọng của doanh nghiệp được tổ chức trên một hệ thống thống nhất.

Với ERP Academy, Dink Lab ứng dụng những nhóm chức năng phục vụ trực tiếp cho hoạt động đào tạo và kinh doanh, bao gồm quản lý khách hàng, học viên, khóa học, lịch học, huấn luyện viên, học phí, doanh thu và báo cáo.

Thay vì xử lý từng công việc như những phần riêng biệt, học viện có thể tổ chức thông tin xuyên suốt từ giai đoạn tư vấn đến vận hành khóa học.

Quản lý CRM: Theo dõi khách hàng từ khi quan tâm đến lúc đăng ký

Một trong những ứng dụng quan trọng của ERP Academy tại Dink Lab là quản lý CRM.

CRM (Customer Relationship Management) giúp bộ phận kinh doanh quản lý thông tin khách hàng tiềm năng, lịch sử tư vấn và tình trạng xử lý.

Thông qua hệ thống CRM, Dink Lab có thể tổ chức dữ liệu khách hàng rõ ràng hơn, hỗ trợ nhân viên theo dõi quá trình chăm sóc và giúp người quản lý có cơ sở giám sát hoạt động bán hàng.

Đây là nền tảng để giảm tình trạng thông tin bị phân tán và hạn chế việc bỏ sót khách hàng trong quá trình tư vấn.

Quản lý học viên và khóa học: Hệ thống hóa hoạt động đào tạo

Sau khi khách hàng đăng ký, công việc chuyển từ bộ phận kinh doanh sang hoạt động tổ chức lớp học.

ERP Academy hỗ trợ Dink Lab quản lý thông tin học viên, chương trình đào tạo và lịch học trong cùng một hệ thống.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với một học viện có nhiều hình thức đào tạo, nhiều địa điểm và lịch học khác nhau.

Việc theo dõi khóa học và số buổi còn lại trở nên thuận tiện hơn, đồng thời giúp bộ phận vận hành có thông tin rõ ràng để phối hợp với học viên và huấn luyện viên.

Quản lý huấn luyện viên và phân công giảng dạy

Huấn luyện viên là một phần quan trọng trong chất lượng dịch vụ của học viện.

Với ERP Academy, Dink Lab có thể quản lý công tác phân công giảng dạy và tổ chức lịch đào tạo có hệ thống hơn.

Thay vì phải liên tục kiểm tra thông tin từ nhiều nguồn, bộ phận vận hành có thể dựa vào dữ liệu lớp học, lịch học và phân công huấn luyện viên để điều phối công việc.

Đối với mô hình tổ chức lớp tại nhiều địa điểm, khả năng quản lý tập trung giúp việc phối hợp giữa các bộ phận trở nên rõ ràng và nhất quán hơn.

Quản lý doanh thu, học phí và công nợ

Một học viện muốn phát triển bền vững cần có khả năng kiểm soát không chỉ số lượng học viên mà còn cả kết quả tài chính của hoạt động đào tạo.

Dink Lab sử dụng ERP Academy để hỗ trợ quản lý doanh thu, học phí và công nợ.

Thông tin kinh doanh được hệ thống hóa giúp người quản lý thuận tiện hơn trong việc kiểm tra tình hình thu học phí, theo dõi các khoản công nợ và đối chiếu dữ liệu liên quan.

Việc giảm phụ thuộc vào tổng hợp thủ công cũng giúp hạn chế sai sót trong quá trình quản lý tài chính vận hành.

Theo dõi KPI và hiệu suất đội ngũ Sale

ERP Academy còn được Dink Lab ứng dụng vào quản lý hiệu suất kinh doanh.

Thông qua dữ liệu CRM kết hợp với báo cáo doanh số và KPI, người quản lý có thể theo dõi kết quả làm việc của đội ngũ Sale một cách có cơ sở hơn.

Thay vì chỉ đánh giá nhân viên qua báo cáo cuối kỳ, hệ thống giúp hoạt động quản trị hướng nhiều hơn đến những chỉ số thực tế.

Nhờ đó, người quản lý thuận tiện hơn trong việc nhận diện những khâu cần cải thiện trong quá trình tư vấn và bán khóa học.

Tự động hóa quy trình và kết nối dữ liệu thông qua webhook

Ngoài các nghiệp vụ quản lý trực tiếp, Dink Lab còn sử dụng khả năng tự động hóa quy trình, báo cáo và webhook trong hệ thống.

Webhook là cơ chế cho phép ứng dụng gửi thông tin đến một hệ thống khác khi có sự kiện phù hợp xảy ra.

Trong vận hành doanh nghiệp, cơ chế này có thể hỗ trợ kết nối những quy trình đang sử dụng các công cụ khác nhau, giảm việc phải truyền dữ liệu thủ công.

Việc ứng dụng webhook cùng những chức năng tự động hóa giúp Dink Lab từng bước xây dựng môi trường vận hành có tính kết nối cao hơn.

Đây cũng là một phần trong định hướng sử dụng công nghệ để giảm thao tác lặp lại và nâng cao hiệu quả quản trị.

Một hành trình học viên, nhiều bộ phận phối hợp – Nhưng dữ liệu cần thống nhất

Giá trị của một hệ thống ERP không chỉ nằm ở số lượng tính năng mà còn ở cách các bộ phận sử dụng dữ liệu để phối hợp công việc.

Tại Dink Lab, có thể nhìn nhận quy trình vận hành theo hành trình của một học viên.

Giai đoạn 1: Khách hàng quan tâm đến khóa học

Bộ phận Sale ghi nhận thông tin, nhu cầu và tình trạng tư vấn thông qua CRM.

Giai đoạn 2: Khách hàng lựa chọn chương trình đào tạo

Nhân viên tư vấn dựa trên nhu cầu, trình độ và lịch học mong muốn để hỗ trợ khách hàng lựa chọn chương trình phù hợp.

Giai đoạn 3: Xác nhận đăng ký và học phí

Thông tin đăng ký, chương trình học và tình trạng học phí được quản lý để hỗ trợ quá trình bàn giao sang bộ phận vận hành.

Giai đoạn 4: Tổ chức lớp học

Bộ phận vận hành theo dõi lịch học, thông tin học viên và phân công huấn luyện viên để tổ chức đào tạo theo kế hoạch.

Giai đoạn 5: Quản lý và theo dõi khóa học

Trong quá trình đào tạo, hệ thống hỗ trợ theo dõi thông tin khóa học và số buổi học, giúp công tác quản lý và chăm sóc học viên thuận tiện hơn.

Giai đoạn 6: Báo cáo và đánh giá hoạt động

Dữ liệu kinh doanh và vận hành được sử dụng để theo dõi doanh thu, hiệu suất nhân viên và những vấn đề cần cải thiện.

Khi thông tin được quản lý tập trung, các bộ phận có thể phối hợp dựa trên dữ liệu rõ ràng hơn, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào trao đổi thủ công.

Đây chính là giá trị thiết thực mà việc ứng dụng ERP mang lại cho hoạt động quản lý học viện.

Sau hơn một năm sử dụng ERP Academy, Dink Lab đã thay đổi như thế nào?

Sau hơn một năm ứng dụng ERP Academy, Dink Lab ghi nhận những cải thiện trong hoạt động quản lý và kinh doanh.

Dù chưa công bố số liệu định lượng cụ thể, các kết quả thực tế đã cho thấy vai trò của việc xây dựng hệ thống quản trị tập trung.

Tiết kiệm thời gian vận hành

Khi dữ liệu học viên, lịch học và hoạt động kinh doanh được quản lý có hệ thống, nhân viên giảm bớt thời gian dành cho việc tìm kiếm và tổng hợp thông tin.

Các thao tác thủ công lặp lại cũng được hạn chế nhờ việc ứng dụng quy trình tự động hóa.

Giảm sai sót trong quản lý

Quản lý nhiều học viên và lớp học luôn tiềm ẩn rủi ro khi thông tin được cập nhật phân tán.

Việc sử dụng hệ thống thống nhất giúp Dink Lab giảm sai sót trong quá trình theo dõi thông tin và phối hợp công việc.

Kiểm soát doanh thu tốt hơn

Dữ liệu về học phí, doanh thu và công nợ được tổ chức rõ ràng hơn, hỗ trợ công tác kiểm tra và đối soát.

Điều này giúp người quản lý có cơ sở tốt hơn khi theo dõi tình hình kinh doanh.

Nâng cao hiệu suất đội ngũ Sale

Hệ thống CRM và theo dõi KPI giúp hoạt động bán hàng được quản lý có cấu trúc hơn.

Nhân viên thuận tiện hơn trong việc theo dõi khách hàng, còn người quản lý có thêm thông tin để đánh giá hiệu suất và hỗ trợ đội ngũ.

Cải thiện trải nghiệm học viên

Một trong những giá trị quan trọng nhất của việc tối ưu vận hành là tác động đến người học.

Khi thông tin lớp học, lịch học và quá trình đào tạo được quản lý tốt hơn, bộ phận vận hành có điều kiện phục vụ học viên nhất quán và hạn chế những vấn đề phát sinh từ sai lệch thông tin.

Với Dink Lab, công nghệ không thay thế vai trò của con người trong đào tạo. Thay vào đó, công nghệ hỗ trợ đội ngũ tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm và chất lượng dịch vụ.

Bài học từ Dink Lab: Chuyển đổi số không chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn

Câu chuyện của Dink Lab cho thấy việc ứng dụng phần mềm ERP không nhất thiết phải bắt đầu từ một doanh nghiệp có quy mô lớn.

Ngay cả những đơn vị đào tạo chuyên biệt như học viện thể thao cũng có nhu cầu quản lý phức tạp khi số lượng khách hàng, lớp học và nhân sự tăng lên.

Đối với các trung tâm đào tạo, những câu hỏi quan trọng thường là:

• Làm thế nào để quản lý khách hàng và tránh bỏ sót cơ hội kinh doanh?
• Làm sao theo dõi học viên, khóa học và lịch đào tạo hiệu quả?
• Làm thế nào để kiểm soát doanh thu và công nợ?
• Làm sao đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên dữ liệu?
• Làm thế nào để giảm thời gian quản lý thủ công mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ?

Đây không chỉ là những bài toán công nghệ mà còn là những vấn đề liên quan trực tiếp đến khả năng vận hành và phát triển của doanh nghiệp.

Việc sử dụng ERP Academy đã giúp Dink Lab giải quyết tốt hơn những vấn đề này bằng cách xây dựng một nền tảng quản lý có tính liên kết giữa kinh doanh, đào tạo và vận hành.

Chuyển đổi số không đơn thuần là đưa dữ liệu từ giấy tờ lên phần mềm. Giá trị thực sự nằm ở việc tổ chức lại quy trình để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và có khả năng kiểm soát tốt hơn.

ERP Academy và định hướng phát triển bền vững của Dink Lab

Dink Lab theo đuổi mô hình đào tạo Pickleball bài bản, trong đó chất lượng huấn luyện, sự thuận tiện trong trải nghiệm học viên và khả năng kết nối cộng đồng là những yếu tố quan trọng.

Để duy trì định hướng đó, hoạt động vận hành phía sau cần được tổ chức chuyên nghiệp.

ERP Academy hỗ trợ Dink Lab xây dựng nền tảng quản trị phù hợp hơn với thực tế hoạt động: từ quản lý khách hàng, khóa học, đội ngũ huấn luyện viên đến doanh thu và hiệu suất kinh doanh.

Sau hơn một năm ứng dụng, học viện đã ghi nhận những cải thiện về thời gian vận hành, độ chính xác trong quản lý, khả năng kiểm soát tài chính và hiệu quả làm việc của đội ngũ.

Đây là những yếu tố quan trọng để Dink Lab tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ và tổ chức hoạt động đào tạo theo hướng bền vững.

Độc giả muốn tìm hiểu thêm về mô hình đào tạo có thể tham khảo các chương trình học Pickleball tại Dink Lab, từ khóa học dành cho người mới bắt đầu đến các chương trình nâng cao và đào tạo cá nhân.

Stacks – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tối ưu quản trị

Câu chuyện ứng dụng ERP Academy tại Dink Lab là một ví dụ về vai trò của công nghệ trong việc giải quyết những nhu cầu quản lý thực tế tại doanh nghiệp dịch vụ và đào tạo.

Khi khách hàng, nhân sự, lịch hoạt động và dữ liệu tài chính được tổ chức hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thêm điều kiện để tập trung vào chất lượng sản phẩm, trải nghiệm khách hàng và phát triển kinh doanh.

Stacks hướng đến việc giúp doanh nghiệp đơn giản hóa công tác quản lý thông qua những giải pháp công nghệ phục vụ hoạt động vận hành.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý khách hàng, nhân sự, doanh thu hoặc các quy trình đào tạo, việc đánh giá và xây dựng một hệ thống quản trị phù hợp có thể là bước đi quan trọng trong hành trình chuyển đổi số.

Tìm hiểu các giải pháp quản lý kinh doanh tại Stacks.vn hoặc liên hệ Stacks để trao đổi về nhu cầu triển khai thực tế.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

ERP Academy là gì?

ERP Academy là giải pháp quản lý được Dink Lab ứng dụng để kết nối các nghiệp vụ kinh doanh và đào tạo, bao gồm CRM, quản lý học viên, khóa học, lịch học, huấn luyện viên, học phí, doanh thu và báo cáo.

Vì sao trung tâm đào tạo cần sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm ERP giúp tổ chức dữ liệu và quy trình quản lý trên một hệ thống thống nhất, giảm phụ thuộc vào những công cụ phân tán, hỗ trợ kiểm soát hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

ERP Academy giúp Dink Lab quản lý những hoạt động nào?

Dink Lab đang ứng dụng ERP Academy vào quản lý khách hàng tiềm năng, thông tin học viên, khóa học, lịch học, phân công HLV, doanh thu, học phí, công nợ, KPI đội ngũ Sale và các quy trình báo cáo, tự động hóa.

Dink Lab đã sử dụng ERP Academy trong bao lâu?

Dink Lab đã sử dụng ERP Academy trong hơn một năm và ghi nhận những cải thiện trong công tác vận hành, giảm sai sót, kiểm soát doanh thu, hiệu suất nhân viên và trải nghiệm học viên.

Phần mềm ERP có phù hợp với học viện thể thao không?

Có. Những đơn vị đào tạo thể thao có nhiều học viên, lớp học, huấn luyện viên và địa điểm hoạt động thường có nhu cầu quản lý phức tạp. Một hệ thống ERP được triển khai phù hợp với nghiệp vụ có thể hỗ trợ quản lý tập trung và giảm các thao tác thủ công.